Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tietosuoja ja evästeet
Yleisen eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteriseloste, joka perustuu Euroopan unionin asetukseen (EU) 2016/679 ja määrittelee henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja oikeudet.
Kodin Sydän Oy
Sopimusehdot ja käytännöt
1. Rekisterinpitäjä
Kodin Sydän Oy
Jalastie 29, 61600 Jalasjärvi
Y-tunnus: 3193903-7
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Johanna Kukkasela
0400 298 147
johanna.kukkasela@kodinsydan.fi
3. Rekisterin nimi
Kodin Sydän oy kotihoito ja kotipalvelut
4. Rekisterin sisältö ja sen käyttötarkoitus
Ryhmä – Asiakkaat sekä heidän omaisensa, asianhoitajansa ja edunvalvojansa, jos tiedot ovat tarpeellisia.
Sisältö – Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asianhoitajan/edunvalvojan laskutusosoite sekä sopimusehdot.
* Lisäksi hoito- ja hoivapalvelun asiakkailta kerätään laajasti terveystiedot, lääkitystiedot sekä tarvittaessa muita tietoja, jotka oleellisesti vaikuttavat asiakkaan hoitosuunnitelman sekä palvelun laatuun ja turvaamiseen. Tiedot kerätään aina asiakkaalta itseltään tai häntä edustavalta taholta (omainen, läheinen, hyvinvointialueen edustaja).
Käyttötarkoitus – Asiakastietojen kerääminen laskutusta sekä sovitun tukipalvelun tai hoitotyön toteuttamista varten.
Rekisteri voi sisältää myös asiakkaan antamia yksilöllisiä lisätietoja sekä käyttäjätietoja. Asiakkaan kanssa tehdään aina erillinen sopimus tietojen luovuttamisesta Kodin Sydän Oy:lle. Hoito- ja hoivatyössä sopimuksessa voi olla mukana myös apteekkipalvelut, kauppapalvelut tai hyvinvointialueen palvelut, kuten terveyskeskus, laboratorio tai sairaala. Tämä koskee myös tietojen jakamista tietosuojaperiaatteita kunnioittaen edellä mainittujen tahojen osalta.
Sosiaali- ja terveysalan asiakasrekisterissä käytämme Domacare – järjestelmää. Lisäksi asiakastiedot tallennetaan laskutusjärjestelmä Visma Fivaldiin. Sosiaali- ja terveyspalveluita käyttävän asiakkaan tietoja velvoitetaan palveluntuottajan siirtämään tietoja viikoittain myös hyvinvointialueen viralliseen Lifecare-järjestelmään, joka on hyvinvointialueen oma sosiaali- ja terveysalan asiakasjärjestelmä (asiakas, joka on hyvinvointialueen palvelusetelillä, tukisetelillä tai ostona).
5. Rekisterin tietojen käsittelyaika
Rekisteröidyn yhteystietoja säilytetään vain asiakassuhteen voimassaolon ajan, sekä lakiin perustuvan potilastietojen säilyttämisen ajan. Jos kyseessä on asiakas, joka ei kuulu sosiaali- ja terveysalan palveluihin, vaan tilaa Kodin Sydämeltä esim. siivousta, säilytetään asiakastiedot rekisterissä 1,5 vuoden ajan laskutuksen turvaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä tai kieltää niiden luovuttaminen kohdassa 4 määritellyille tahoille.
Yhteydenottolomakkeen kautta säilytetyt tiedot kerätään asiakkaan palvelun kartoittamista varten ja esihaastattelua varten. Jos asiakas tilaa palvelun, näitä tietoja voidaan hyödyntää palvelua tuottaessa. Kun palvelut on dokumentoitu järjestelmään asiakkaan luvalla tai asiakkaan palvelu on päättynyt, tietojen hävittämisessä noudatetaan kohdan 5 mukaista tietoturvallista menettelyä.
Palautelomakkeen palautteet käsitellään esihenkilöstön sekä tiimin välillä nimettömänä. Palautetta kerätään asiakkailta palvelun laadun ja kehittämisen kannalta. Palautteet hävitetään aina niiden käsittelyn jälkeen. Asiakas voi pyytää myös palautteelleen vastausta.
Työhönhakulomakkeen tiedot säilytetään kunnes työnhakijalle on vastattu. Työnhakijan luvalla tiedot säilytetään tarvittaessa tulevia töitä/keikkoja varten.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
– Nettisivuillamme oleva yhteydenottolomake, palautelomake tai työnhakulomake, jonka henkilö itse täyttää.
– Henkilöltä itseltään esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse saadut tiedot. Omaisilta/läheiseltä tai toiselta tilaajalta saadut tiedot (esim. lahjakortti siivoukseen).
– Palveluntilaajalta (sosiaaliviranomainen, hyvinvointialueen kotihoito yms.) saadut tiedot asiakkaasta.
– Sosiaalinen media (Facebook), jonka kautta henkilö ottaa yhteyttä.
Täyttäessään nettisivuillamme olevan yhteydenottolomakkeen tai luovuttamalla tiedot muuta kautta, henkilö antaa rekisterinpitäjälle suostumuksen antamiensa tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn tässä rekisteriselosteessa kuvatulla tavalla.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tiedot ovat luottamuksellisia, eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle, eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Sosiaali- ja terveyspalveluiden alkaessa käydään sopimuksessa läpi tarvittavat tahot ja yhteistyökumppanit (esim. hyvinvointialue, apteekki, laboratorio), joille tietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan suostumuksella, kuten reseptin uusimisen yhteydessä.
Kolmansia osapuolia ovat mm. yhteistyökumppanit ja muut palveluntarjoajat.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on tallennettu tietojärjestelmiin ja ne on suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Domacare-järjestelmä on salasanalla ja sisäänkirjautumisen vahvisteilla suojattu asiakasjärjestelmä, johon on oikeus vain niillä käyttäjillä, joille palveluntuottaja antaa käyttöoikeudet (esim. kodin sydän omat työntekijät).
Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan Kodin Sydän oy asiakasrekisteristä vastaavat henkilöt.
9. Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjattavat tiedot. Tiedot korjataan välittömästi virheellisen oikaisupyynnön saavuttua.
Tarkastuspyyntö sekä korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisena ja allekirjoitettuna tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
10. Tietojen poistaminen
Tietoja voidaan poistaa tai rajata rekisteröidyn vaatimuksesta kirjallisen pyynnön kautta dokumentin kohdassa 2 mainitulle henkilölle.
11. Muut mahdolliset oikeudet
Nettisivumme voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten nettisivuille (esim. Facebook ja Instagram). Linkitetyt nettisivut eivät ole meidän hallinnassamme, emmekä me vastaa kolmansien osapuolten nettisivujen sisällöstä tai niiden sisältämistä linkeistä.
Evästeisiin perustuvan viestinnän kieltäminen tapahtuu käyttäjän nettiselaimen asetusten kautta.
12. Evästeiden kerääminen
Nettisivuillamme käytetään evästeitä. Nämä evästeisiin perustuvat tiedot voivat olla mm. sivustolla tehtyjä toimintoja, sivuvierailuita tai tietoa käyttäjän käyttämistä laitteista. Tietojen avulla parannetaan nettisivujen toimivuutta ja sisältöä, kehitetään liiketoimintaa sekä kohdennetaan markkinointia.
Nettisivuillamme Googlen palveluita, kuten Google Analytics, jotka hyödyntävät toiminnassaan evästeitä.
Evästeet ovat käyttäjäkohtaisia, mutta käyttäjän henkilöllisyyttä ei voida tunnistaa näiden perusteella. Käyttäjän tiedot, kuten: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite saadaan vain käyttäjän toimesta, esimerkiksi yhteydenottolomakkeen kautta, minkä käyttäjä voi itse halutessaan täyttää.
Käyttäjä voi itse vaikuttaa evästeiden käyttöön nettisivuilla olevan evästepalvelun (Cookiebot) avulla, tai muuttamalla oman nettiselaimensa asetuksia, kuten poistamalla evästeet käytöstä tai tyhjentämällä nettiselaimensa evästetiedot.
On hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste päivitetty 17.03.2025.